【事例02】発注・購買業務をWEB上で完結。RPAにより伝票入力・整理作業がゼロに

発注・購買業務を、WEB上で完結しペーパーレス化。さらに、RPA導入により面倒な伝票入力・整理作業を無くし、大幅な時間短縮を実現しました。その具体的事例について、詳しく解説します。

• 《お客様の課題》仕入先が非常に多く、膨大な伝票処理コストがかかっていた
• 《アドバイス》専用のWebシステムとRPAの導入により自動化が可能
• 《過程》6カ月の開発期間を経て、Webシステムと専用RPA「サポートOne」を導入
• 《結果》毎月10日間かかりきりだった伝票の入力・整理作業がゼロに！
• 《RPA辞典からの提案》郵便局「Webレター」サービスと、RPAによる連携も可能

■ 《お客様の課題》仕入先が多岐にわたり、受発注の伝票処理や支払業務に膨大な時間を費やしていました

P社様は、大阪・京都を中心に、関西一円を商圏とする売上高数十億円規模の中堅ゼネコン様です。P社様では、建設工事に関連する建設資材の仕入先や、外注業者の数が非常に多く、発注・購買にかかる事務処理が大きな負担となっていました。また、建設業の場合、現場ごとに「実行予算」を作成し原価計算を行うことが通例であるため、同じ仕入先から現場別に複数の請求書が届くことも、負担増につながっていました。

このような状況を担当者様は憂慮され、

「このままマンパワーに頼っていては、何か不測の事態が起きた時に対応できなくなる。小手先の効率化ではなく、DX化によって抜本的な解決を図ることはできないだろうか？」

と、弊社へご相談をいただきました。

そこで、弊社から業務に精通したRPAコンサルタントをP社様へ派遣。実際の業務の状況を拝見させていただく中で、次のような問題点が明らかになりました。

• 月間500～1000件もの多数に上る取引の処理を、2人で担当している
• 紙ベースで発注書発行・請求書受付・支払通知を行っており、それらの入力・印刷・封入・発送作業に膨大な事務コストが発生している
• 振入先（外注）から送られてきた請求書の束を、現場別に仕分ける作業にも、膨大な人手がかかっている

■ 《アドバイス》伝票のやりとりをWEBシステムに変更。RPAによる自動化が可能

OLDEでは、P社様の発注・購買業務にWEBシステムとRPAを導入することにより、ペーパーレス化と抜本的な業務改善をご提案。

次のようなアドバイスをさせていただきました。

• 紙ベースの発注書・発注請書・請求書に代わり、専用のWEB発注システムを構築。P社様も仕入先様も、WEB上に設置されたフォームや、メールで入力を行えるシステムを構築可能
• 入力されたデータは、RPAが自動処理を行い、「買掛金管理システム」への入力はもちろん、「銀行口座からの振込」「電子手形支払」も実行できます
• さらに、「在庫管理」「原価管理」の各システムへも、RPAが自動的にデータを受渡しすることが可能です
• 電子的に保存された税務上の帳簿や請求書等は、電子帳簿保存法に対応したデータとして扱われます

そして、早速P社様を訪問し、弊社で試作したRPAのデモンストレーションを実施。実際の動作をご確認いただきました。

ご担当者様は、

「このスピードなら、人の手でやるよりも圧倒的に速くて正確ですね。WebシステムとRPAの威力を感じました」

と、手ごたえと期待を感じておられました。

■ 《過程》約6カ月の開発期間を経て、専用RPA「サポートOne」を導入

会計業務は個々の会社によって、またその取引先との関係において独特の処理方法があり“百社百様”と言えます。

OLDEでは、「現場の担当者の方が使いやすい」＝「高い業務改善効果が得られる」システム導入を目指し、経理担当者の方へ徹底的なヒアリングを実施。6か月間にわたりP社様へ通い、実地の業務を見学させていただきながら何度も試作と改良を繰り返して、担当者様が最も使いやすいWebシステムと、発注・購買RPA「サポートOne」を導入しました。

■ 《結果》従来、10日間かかっていた伝票の入力・整理作業がゼロになりました

このWEB／メールとRPAの連携システムにより、P社様では、従来毎月10日間かかっていた伝票入力・整理作業がゼロになり、発注・振込業務のペーパーレス化と、入力自動化を達成しました。

お客様から、

「弊社はもちろん、仕入先会社もWEB画面にデータを入力するだけで発注・請求が完了するので、業務効率が飛躍的に向上しました。仕入先会社からも、受注と請求の事務処理が簡単になったと好評です」

と、お喜びいただいた事例になります。

発注と同時にデータがデジタル化されるため、さまざまな切り口からデータを加工することで、経営判断のベースになる資料を即座に作成することが可能となります。

例えば、建設業界では必須である、現場ごとの「実行予算」と、材料費・外注費等の実際原価をリアルタイムで比較することが可能となり、赤字や損失を早期発見し改善につなげることができるようになりました。

■ 《OLDEからの提案》郵便局「Webレター」サービスとのRPAによる連携も可能

とはいえ、取引先によってはITリテラシーや慣行の問題で、完全なペーパーレス化は難しく、どうしても紙ベースの伝票のやり取りが必要なケースがあります。

そういった場合には、郵便局の「Webレター」というサービスを組合せて活用する方法がおすすめです。Webレターとは、差出人・宛先データを送信するだけで、郵便局が文書印刷から封入・発送・配達までを一括で行ってくれるサービスです。

OLDEでは、専用RPAシステム「サポートOne」により、WEBレターとの自動連係も可能。面倒な紙ベースの伝票のやり取りも、大幅に簡略化することができます。 このように、飛躍的な業務改善をご要望の方は、ぜひ弊社までお気軽にご相談ください。